우리 가게 포스(POS) 시스템 어떻게 정할까?

가게 운영을 도와주는 포스(POS) 시스템
일반인들은 포스(POS)라는 단어가 조금 생소할지도 모른다. 하지만 우리 일상에서 하루에도 몇 번 이상 접하게 된다. 음식점, 백화점, 커피전문점, 빵집, 서점, 극장, 의류 점, …. 여러 종류의 상점을 방문해 결제할 때 만나게 되는 기기가 바로 포스(POS: Point of Sale)이다.

음식점, 커피전문점 등 요식업을 준비하시거나 운영하고 계신 분들에게는 아주 중요한데 매장의 주문, 결제 뿐 아니라 매입, 매출 분석과 재고 관리까지 다양한 역할을 하기 때문이다.
과거에 계산기만으로 매장의 매출 명세를 관리하다가, 더 편리한 매출 관리의 필요성으로 인해 금전등록기가 탄생하였고, 한때 포스(POS)는 그 금전등록기가 위치한 카운터를 의미했다.
이제는 기술 발전과 함께 POS 시스템도 발전했고 재고 관리, 재무 관리, 잔금 관리 등 다양한 목적을 수행할 수 있는 기능을 갖춘 포스(POS)의 등장으로 일에 바쁜 사장님들의 비서 역할을 충실히 담당하고 있다.
외식업 분야에서는 프랜차이즈 가맹사업이 영업을 확대하면서 포스(POS)를 통해 가맹사업본부가 개별 가맹점의 매출 관리와 재고량을 편리하게 파악하기 위해 도입했으며 외식 업소도 매출 규모 증대와 메뉴의 다양성을 이유로 매장에 속속 도입되었다.
이제 포스(POS)는 매장경영의 필수 장비가 됐다.

포스(POS)란 무엇이며 왜 필요할까?
POS란 Point Of Sale 의 약자로 “판매시점정보관리”라는 사전적 의미를 가지고 있다.
판매시점관리라 함은, 외식업, 유통업, 서비스업 등 각종 매장을 운영하면서 실시간으로 매출을 등록하고, 등록된 매출 자료의 자동 정산 및 집계를 가능하게 해주는 것을 말한다,

이 포스(POS)시스템은 80년대에 시작되어, 일본의 세븐일레븐이라는 편의점이 도입해 정착시킨 이후 현재는 다양한 분야에서 사용되고 있으며, 과거의 판매 물품에 대한 관리나 데이터 처리에서 시작해서 현재는 재고관리 현금흐름 관리 등 Management 영역까지 확대되었다.

일반적으로 포스(POS)시스템은 크게 포스(POS)라고 부르는 소프트웨어와 이를 연결하는 하드웨어의 조합으로 구성돼 있으며 하드웨어를 다시 나누면 포스기, 카드단말기, 바코드/QR코드 스캐너, 영수증 프린터 등으로 구분할 수 있다.

포스(POS)는 다양한 기능을 갖추고 있는데 가장 대표적인 기능은
매출 데이터의 집계 및 분석으로 포스(POS)를 쓰는 것이 가장 큰 이유 중 하나이다. 카드단말기로 단순히 결제를 하게 되면 하루 일 정산을 할 때 단순히 결제 금액만 정산할 수 있고 이 데이터 역시 일정 기간이 지나면 소멸하게 된다. 그러나 포스(POS)를 쓰게 되면 물품이 판매될 때마다 그 매출은 실시간으로 포스(POS)데이터에 집계, 누적되며 경영진이 언제든지 조회하고 관리할 수 있다.
월별, 일별, 시간대별 어떤 메뉴의 매출이 발생했는지, 어떤 메뉴가 잘 나가고 어떤 메뉴는 없애는 게 좋을지 등 여러 누적된 데이터를 바탕으로 매출의 손익관계에서부터 시작하여 입고관리, 재고관리, 고객 분석 등 매장 운영을 효율적으로 할 수 있다.

두번째로는 회원 통합 관리가 가능하다.
회원을 등록하고 관리를 할 수 있다. 일반 소규모 매장이라고 할지라도 단골손님을 관리하거나 고객에게 특별 할인 판매 이벤트 등에 대한 진행이 필요한 경우, 최근 나오는 포스(POS)기기는 대부분 이런 회원 관리 기능이 들어가 있기 때문에 회원 등록을 해서 회원이 방문하는 시간대를 확인하거나 회원이 주로 먹는 메뉴를 확인할 수 있고, 방문 횟수를 알 수 있기 때문에 회원에게 알맞은 할인 쿠폰이나 프로모션 이벤트를 진행할 수 있다.
이외에 등록된 고객 정모를 바탕으로 마케팅을 진행할 수 있으며 직원 근태 관리도 할 수 있다. 다만 이러한 모든 기능은 기기를 제공하는 업체의 소프트웨어 프로그램에 따라 가능 여부가 달라질 수 있다.
즉, 매장의 특성에 따라 필요로 하는 포스(POS)의 기능이 다르기 때문에 아무런 정보 없이 선택했다간 효과를 기대하기 어렵다. 이번 시간에는 포스를 처음 구입하거나, 혹은 교체하고자 하는 사장님들을 위해 참고할 사항을 정리했다.

포스(POS), 어떤 기준으로 고를까?
포스(POS)는 ‘많은 기능’보다 ‘업종에 맞는 주요 기능’의 유무가 핵심이다. 포스(POS)를 선택할 때 중요하게 살펴야 할 사항은 “주문, 계산 화면 인터페이스가 손쉽게 구성되어 있는가?” 와 “주문 내역 등이 신속하게 처리되는가?” 일 것이다.
간단하고 사용하기 쉬운 포스(POS)는 사업자뿐만 아니라 종업원들에게도 편하고 업무 속도를 높일 수 있으며 음식 주문 과정에서 오류도 감소시킬 수 있다.
또한, 버걱거리며 계산 처리 속도가 느린 포스(POS)는 바쁜 시간에는 매우 불편하며 매장의 운영 속도를 늦어지게 한다.
포스(POS) 소프트웨어의 종류는 무척 다양하다. 외식업종 안에서도 선불제와 후불제 개념으로 분류되고 배달 업종의 소프트웨어도 따로 나와 있는 상태다. 또, 유통업종이나 미용업종처럼 더 전문화 되어있는 소프트웨어도 있다.

남들이 사용한다는 이유만으로, 우리 가게에 필요 없는 부가 기능이 다수 포함된 소프트웨어를 사용할 필요는 없으며 포스(POS)시스템 구축 비용이 부담스럽거나 만약 배달 위주의 매장이라면 대면결제가 거의 없다면 보유하고 있는 PC에 프로그램만 설치하여 결제하는 것도 좋은 방법이 될 수 있다. 다만, 개별적인 소프트웨어만 사용이 가능한지에 대한 여부는 업체에 직접 문의하여 확인 후 운영하는 것이 좋다.

PC형 포스(POS)는 조작이 쉽고 케이블로 주변 기기 (바코드 스캐너 등) 연결이 가능하고 운영이 편리하지만 카운터공간을 많이 차지하며 구매 비용이 발생한다.

규모가 작은 매장의 경우 카운터 공간이 비교적 협소할 수 있기 때문에 가급적 듀얼 스크린(판매자와 구매자 양측에 스크린이 있는 PC형 POS) 보다는 크기가 조금 작은 모델을 선택하는 것이 편리하다. 간혹 테이블이 많은 식당 등에서 태블릿형의 추가 기기를 사용하는 경우가 있긴 하지만, 파손 혹은 분실의 위험 또한 존재하기 때문에 가급적이면 카운터형 모델을 선택하는 것이 유지비 관리에 용이하기도 하다.
또한, 베트남은 은행과 카드사의 분리가 되어 있지 않기 때문에 특정 은행 카드의 결제가 이루어지지 않을 경우도 있다. (American Express, UnionPay, JCB등 해외 카드사 결제 제한) 그리고, 구글페이, 애플페이 및 삼성페이 같은 경우 해당 결제가 가능한 은행의 단말기를 선택해야 하며, 구형 단말 기종이나 NextPay의 엠포스(mPOS) 단말기의 경우 결제가 제한될 수 있다. 이에 따라 카드 단말기는 반드시 중대형 은행의 스마트포스(SmartPOS)를 제공받아야 하며, 기존의 버튼식 기기는 피하는 것이 좋다. 또한, PC형 포스기와 은행의 카드단말기(카드결제기)간의 프로그램 연동이 되어있지 않는 이상은 PC형 포스기에서 한번 입력한 데이터를 카드 단말기에 이중 입력해야 하는 불편함이 존재한다. 이때 직원의 실수로 잘못된 숫자가 입력되어 다른 금액이 결제되는 경우가 종종 발생하니 유의하도록 하자.
PC형 포스(POS) 선택 시 재정 상황, 가게의 규모 등을 검토하여 내 매장과 내 업종에 가장 최적화된 포스 시스템인지, A/S, 사후 관리를 확실하게 해주는지, 베트남 직원들도 쉽게 사용할 수 있도록 베트남어, 한국어 등 다중 언어가 지원되는지 등을 꼼꼼하게 따져 선택하자.
또한 포스(POS) 매장 카운터 중앙에 위치하여 손님의 눈길이 가기 쉬우니 가게와 분위기와 잘 어우러지는지도 고려해 볼 만하다.
시중에 POS를 직접 제조 · 공급하고 있는 회사는 여러 곳이 있다. 한국계 효정소프트텍, 솔비포스 등이 진출해 있어 편한 소통과 상담이 가능하다. 또한 판매현황이나 메뉴 입력 등은 PC형 POS기로 해결할 수 있는 문제이긴 하지만, 결제 데이터의 관리 혹은 은행 측에 직접 매출자료에 대한 요청을 해도 소통 시 발생하는 문제와 오래 걸리는 시간 등을 고려하면 카드 단말기 역시 소통이 편리한 회사에 문의하는 것이 편리하다.
한국은 밴(VAN)사가 가맹점에 카드거래 단말기를 설치 운영하며, 카드거래 데이터를 발급사로 중계하는 반면, 베트남은 카드발급 은행들이 개별카드 단말기를 가맹점에 각각 설치하여 운영하고 있다.
포스(POS) 기기에 베트남 카드거래 서비스가 안 된다면 은행을 방문해 다량의 서류를 작성하여 신청하고 약 1달 반의 기간 후에나 단말기 설치를 할 수 있으니, 노고 및 시간 절약을 위해 은행과 결제 단말기 사업을 하는 서비스 업체를 선택하는 것이 좋다. 또한 은행마다 카드 수수료가 다르니 가능하다면 다수의 은행과 직 계약이 되어 있는 한국계 회사에 문의해 보는 것이 좋다. 호찌민 지역에는 유원인터네셔널(U1 International)이 대표적이다.
매장 개업을 곧 앞둔 사장님들의 경우 주변 지인에게 알음알음 소개를 받아 제대로 된 사전 조사 단계를 거치지 않고 포스를 결정하는 경우도 많을 것이다. 그러나 매장의 특성에 따라 필요로 하는 포스의 기능이 다르기 때문에 아무런 정보 없이 선택했다간 효과를 기대하기 어렵다.
식당의 필수 결제 수단, 포스기와 카드 단말기는 상황에 가장 적합한 곳으로 업체를 선정하여 사업을 원활히 운영하실 수 있으시 길 바란다.

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HYOJUNG SOFTTEC JSC
HANOI : 034 354 9696 / HCMC : 086 659 7486
POS SONGHAN (솔비포스) 0907 624 579
대성POS 호치민지점 036 523 7288
유원인터네셔날 임병진 팀장 093 409 6315